2024.08.11 「優先順位の設定やタスクの管理」
先日、クリニックにおける棚卸し業務を担当する機会がありました。この業務を通じて、私は「7つの習慣」の第3の習慣である「一番大切なことを優先する」ことの重要性を改めて学びました。
棚卸しの指示を受けた際、私はまず各卸し会社に対して、過去1年間に発注した商品の一覧を提供してもらうよう依頼しました。通常、このような依頼は速やかに対応されるべきものですが、結果として3社のうち2社からしか返答がありませんでした。残りの1社からの返答が遅れたことにより、棚卸しの進行に影響が出てしまいました。
さらに振り返ってみると、私はこの依頼を出した際に、明確な期日を設定し確認することを怠っていました。そのため、当初計画していたスケジュール通りに作業を進めることができず、期日が迫る中で焦燥感が募っていきました。結果として、予定していた金曜日の休日を急遽返上し、上司の協力を得て何とか棚卸し作業を完了させることとなりました。このような状況を招いたのは、私自身が優先順位の設定やタスクの管理を適切に行えなかったためであると深く反省しています。
この経験を通じて、私は仕事において「一番大切なことを優先する」ことの意義を改めて認識しました。日々の業務の中で、多くのタスクや依頼が発生しますが、すべてを同時にこなすことは現実的に難しいこともあります。そのため、重要なことと緊急なことを明確に区別し、どのタスクが最も重要で、優先的に対応すべきかを常に見極めることが求められます。また、その際に、タスクの完了に必要なリソースや時間を正確に見積もり、計画を立てることが不可欠です。
今回の棚卸し業務での反省を踏まえ、今後は、どのような業務でも優先順位を明確にし、計画的かつ効率的に業務を遂行することを心がけていきます。また、依頼を受ける際には期日をしっかりと確認し、他のメンバーとの連携を図りながら、スムーズに業務が進行するよう努めたいと思います。
私がこのような経験を通して得た教訓は、個人の業務遂行能力だけでなく、チーム全体の生産性や効率性にも大きく関わるものであると考えています。今後もこの経験を活かし、より良い結果を生み出せるよう努めてまいります。